FPT IS cùng Ecoba Việt Nam từng bước “gỡ” khó khi làm ERP

299

Xuất phát từ lĩnh vực Xây dựng công nghiệp và mở rộng sang lĩnh vực Xây dựng dân dụng, Ecoba Việt Nam có thế mạnh trong quản lý thực hiện dự án xây dựng. Do vậy, doanh nghiệp muốn tập trung trong vai trò tổng thầu dự án ở các lĩnh vực tham gia và cần một công cụ quản trị để phát huy hiệu quả vai trò này. Hệ thống Quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp ERP là công cụ được Ecoba lựa chọn.

Ecoba Việt Nam không phải là cái tên hàng đầu trong lĩnh vực thi công xây dựng tại Việt Nam, song cách lựa chọn vị trí trong chuỗi giá trị thị trường xây dựng hiện nay, cũng như cách tiếp cận ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sản xuất, cho thấy tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp này.

Xuất phát từ lĩnh vực Xây dựng công nghiệp và mở rộng sang lĩnh vực Xây dựng dân dụng, Ecoba Việt Nam có thế mạnh trong quản lý thực hiện dự án xây dựng. Do vậy, doanh nghiệp muốn tập trung trong vai trò tổng thầu dự án ở các lĩnh vực tham gia và cần một công cụ quản trị để phát huy hiệu quả vai trò này. Hệ thống Quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp ERP là công cụ được Ecoba lựa chọn.

Chủ động và kiên định ngay từ đầu

Lựa chọn giải pháp SAP ERP do FPT IS triển khai để giải quyết bài toán quản trị doanh nghiệp, Ecoba đặt kỳ vọng vào việc áp dụng chuẩn hóa và tháo gỡ vấn đề thiếu đồng bộ thông tin. Cuối năm 2016, Ecoba ký với FPT IS hợp đồng triển khai Hệ thống Quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp ERP với giải pháp của SAP cho Ecoba.

Ecoba hiểu rõ mọi vấn đề của doanh nghiệp cũng như những mục tiêu chiến lược đã được vạch ra không thể giải quyết hoàn toàn bằng ERP trong một sớm một chiều. Phát biểu về việc hiện thực hóa trên SAP ERP, Ban Lãnh đạo Ecoba nhấn mạnh: “Ecoba có các mục tiêu chiến lược nhất định trong giai đoạn đầu áp dụng SAP. Trước mắt là tích hợp các hoạt động của doanh nghiệp như: Tài chính – kế toán, Dự án, Vật tư mua sắm, Doanh thu & Nhân sự; đồng thời đặt mục tiêu ERP có thể hỗ trợ đánh giá hiệu quả những hoạt động này”.

Riêng với các yêu cầu quản trị khác, nếu chưa đạt được hoặc phải đánh đổi bằng chi phí, công sức lớn, có thể xem xét thuê ngoài.

Để quá trình triển khai ứng dụng SAP ERP thành công, Ecoba mạnh dạn tái cơ cấu hoạt động của các bộ phận theo mô hình chuỗi cung ứng bên trong và bên ngoài công ty, với nền tảng hỗ trợ chính là hệ thống ERP.

Dù đã chủ động xác định phương án ưu tiên khi áp dụng ERP, nhưng quá trình triển khai dự án diễn ra không hoàn toàn thuận lợi. Khi tiến hành tái cơ cấu hoạt động các phòng ban bộ phận, doanh nghiệp khó xác định nhu cầu hiện thời và nhu cầu vận hành trong tương lai; nhiều khi bị lẫn lộn trong quá trình phân tích, thậm chí có những điểm GAP ngay trong yêu cầu quản trị của các bộ phận và phải trải qua nhiều vòng phân tích, trao đổi để làm rõ. Nhưng với sự kiên định trong việc vận dụng giải pháp của ERP bao gồm: Chuyên ngành xây dựng (SAP EC&O) cùng gói giải pháp cơ sở (SAP Baseline), những khó khăn về sau cùng được 2 bên thống nhất tháo gỡ. Đến cuối quý I/2017, hai bên nhất trí thông qua bộ tài liệu Blueprint (Tài liệu thiết kế giải pháp), làm tiền đề cho những bước tiếp theo của dự án.

Hoàn thành việc lên giải pháp cho hệ thống cũng là thực hiện xong phần khó khăn nhất của một dự án ERP. Giai đoạn tiếp theo là chạy kiểm thử  – UAT và đưa dự án vào vận hành – Golive.

Nỗ lực tối đa trong quá trình hiện thực hóa

Đến thời điểm hiện tại, dự án đang gấp rút trong quá trình hiện thực hóa hệ thống, với gần 300 kịch bản kiểm thử quy trình và kiểm thử tích hợp đã được thông qua hệ thống test, sẵn sàng cho khách hàng kiểm thử (UAT). 300 kịch bản không hẳn là một con số quá lớn, song với một doanh nghiệp mà tổng số nhân viên chỉ vỏn vẹn hơn 200 người, số thành viên key user tham gia UAT chưa đến 20 người thì đó là một thách thức về khối lượng công việc. Từ bước chuẩn bị cho việc kiểm thử này, những trở ngại mang tính đặc thù của lĩnh vực xây dựng cũng dần bộc lộ.

Xuất hiện khoảng cách giữa “trung ương” (văn phòng công ty) và “địa phương” (thực địa mỗi dự án), các đầu mối tác nghiệp nhập liệu, quá trình kiểm soát của các văn phòng… là những khó khăn bước đầu khi chuẩn bị thực hiện kiểm thử tại doanh nghiệp. Chưa kể đến cơ sở vật chất, con người và đặc biệt là khối lượng công việc hàng ngày của những công trình Ecoba đang thực hiện… cũng là những rào cản khi đưa hệ thống ERP vào áp dụng.

Vì vậy, ngay từ khâu xem xét kịch bản UAT, hai bên đã cố gắng làm rõ các hoạt động tác nghiệp mà người dùng chính – key user thực hiện để đánh giá và cân nhắc những ảnh hưởng ngay trong quá trình UAT.

Để khắc phục dữ liệu thông tin tập trung không đồng bộ tại Ecoba, ngay khi bước vào giai đoạn hiện thực hóa hệ thống, Ecoba đã chủ động hoàn thiện quá trình quy chuẩn hóa (đúng hơn là đẩy nhanh, dứt điểm và hoàn thành nốt một số phần quy chuẩn thông tin đã làm từ trước đó). Nhưng không có nghĩa nhận diện sớm, hành động sớm với vấn đề thì vấn đề có thể dễ dàng được giải quyết. Khó có thể đồng bộ được khi bản thân ngành xây dựng có quá nhiều bộ quy chuẩn như: Quy chuẩn của nhà nước, quy chuẩn của chủ đầu tư, quy chuẩn nhà thầu… Chưa kể đến công tác quản lý dự án được các bộ phận sử dụng trên nhiều phần mềm hỗ trợ khác nhau như MS Project, Oracle Primavera P6 hay MS Excel cũng góp phần vào tính thiếu đồng nhất nói trên. Việc chuẩn hóa cơ bản đã hoàn thành trước UAT và sẵn sàng nối tiếp cho giai đoạn chuẩn bị vận hành sau UAT với mức độ chấp nhận phù hợp.

Để chủ động xử lý các vấn đề chung về giải pháp và nghiệp vụ của dự án, chắc chắn phải nhờ đến tinh thần hợp tác chặt chẽ của đội dự án hai bên, đặc biệt là các trưởng nhóm nghiệp vụ và key user của Ecoba. Bởi đặc thù là doanh nghiệp tổng thầu thi công, có mô hình hoạt động khá tối ưu về năng suất; việc dành nhiều ngày, nhiều giờ để thống nhất nghiệp vụ dự án ERP, tham gia đào tạo rồi kiểm thử hẳn phải là sự nỗ lực từ chính các bộ phận và khích lệ từ Ban Lãnh đạo công ty. Đây là dấu hiệu vô cùng quan trọng và là cam kết của chính doanh nghiệp vào thành công của dự án cho những giai đoạn tiếp theo. Với những nỗ lực từ đội dự án FPT IS và Ecoba, cùng quyết tâm của Ban Lãnh đạo Ecoba, dự án ERP hứa hẹn sẽ về đích thành công.

Ecoba Việt Nam đơn vị tổng thầu tiêu biểu trong lĩnh vực xây dựng tại Việt Nam. Ecoba có hơn 10 năm hoạt động trên thị trường Việt Nam với 3 mảng chính là Phát triển đô thị, Công trình công nghiệp và Giải pháp môi trường. Năng lực của Ecoba đã được nhiều khách hàng có tiếng trong lĩnh vực xây dựng tin tưởng giao cho những dự án lớn như dự án nhà máy Nhiệt điệt Mông Dương I và II, dự án nhà máy Lọc dầu Nghi Sơn, các dự án khu đô thị Gamuda, Parkcity, Time City, Ecopark… và rất nhiều các dự án có yêu cầu tính mỹ thuật cao như dự án trường Đại học Anh quốc Việt Nam, dự án Văn phòng trụ sở UNDP tại Hà Nội trong lĩnh vực dân dụng.

Tháng 11/2016, Ecoba chọn FPT IS là đơn vị triển khai Hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp SAP ERP cho doanh nghiệp, với 6 phân hệ được triển khai.

Với dự án này, ECOBA Việt Nam là một trong số các công ty xây dựng Việt Nam tiên phong triển khai nền tảng quản trị mạnh phục vụ công việc kinh doanh.

Đàm Thạch Tú – FPT IS